Với việc cung cấp nhiều tính năng hấp dẫn, Outlook đã được nhiều người dùng lựa chọn so với những nền tảng email khác. Bài viết này sẽ cung cấp một số mẹo và thủ thuật hữu ích để bạn có thể sử dụng Outlook một cách hiệu quả..
Dù muốn hay không, email có lẽ là một phần quan trọng trong cuộc sống của bạn. Outlook đã thuyết phục lượng người dùng lớn sử dụng nhờ dịch vụ được coi là tốt nhất thế giới hiện nay. Bằng cách quản lý và kết hợp mail, lịch và danh bạ, làm việc với Outlook sẽ trở nên dễ dàng.
Xem thêm : email doanh nghiệp miễn phí
Với những TIPS dưới đây bạn có thể dễ dàng quản lý hộp thư của mình hiệu quả đồng thời tránh được những vấn đề rắc rối khi soạn, gửi và nhận email trong Outlook.
1. Bật hộp thư ưu tiên – sử dụng outlook hiệu quả
Hộp thư ưu tiên là tính năng sẽ giúp bạn phân loại hộp thư đến tốt hơn, nó sẽ ưu tiên các thư quan trọng với bạn. Để bật hộp thư đến ưu tiên (Focused inbox), hãy làm theo các bước sau:
1. Vào Outlook và đăng nhập tài khoản của bạn
2. Truy cập Settings ở góc trên bên phải màn hình.
3. Bật Focused Inbox.
Sau khi Bật, Hộp thư đến của bạn sẽ chia làm hai: Tab Focused (Ưu tiên) và Tab Other (Khác). Hộp thư đến Ưu tiên chứa các email quan trọng, các email còn lại sẽ được lưu trữ tại hộp thư Khác.
2. Sử dụng email templates mẫu – sử dụng outlook hiệu quả
Đối với những email mà bạn thường gửi, chẳng hạn như yêu cầu thông tin hoặc nhắc nhở các hóa đơn đến hạn, bạn có thể lưu các email làm template để những lần sau không phải viết email tương tự bằng cách chọn File> Save As …> Outlook template.
Nếu muốn sử dụng các templates, bạn chọn New Items > Chọn mẫu … và xem trong mục User Templates in File System để tìm template (mẫu) bạn đã lưu.
Hoặc cách nhanh hơn là trên Windows Explorer, bạn kích đúp chuột vào file OFT để tạo một message mới từ template (mẫu) đó.
3. Cách sử dụng outlook – tạo thư mục tìm kiếm cho các email quan trọng
Với những email mang tính chất quan trọng với công việc của bạn, bạn nên tạo một thư mục tìm kiếm riêng. Chọn vào Search Folders trong Menu điều hướng ở khung bên trái, chọn New Search Folder, sau đó thực hiện theo các bước hướng dẫn trên màn hình hoặc bạn có thể thiết lập tùy chỉnh riêng.
4. Giới hạn thông báo trên màn hình Desktop, chỉ nhận thông báo email quan trọng – cách sử dụng outlook
Đôi khi việc nhận thông báo thư, email có thể khiến bạn mất tập trung nhưng bạn vẫn muốn nhận thông báo những thư quan trọng. Trên Outlook bạn có thể thiết lập nhận những thông báo email, thư quan trọng.
Đầu tiên bạn tắt hết thông báo trên màn hình Desktop trong mục Mail Options, sau đó tạo Rule trên Outlook chỉ nhận thông báo thư, email từ một người cụ thể nào đó gửi cho bạn.
5. Phím tắt chung – tùy chỉnh cách sử dụng outlook hiệu quả
Công việc hàng ngày mà bạn phải tương tác với Outlook chỉ là soạn mail mới, reply email, reply email cho tất cả mọi người, và forward. Để đỡ tốn thời gian quý báu, bạn có thể sử dụng phím tắt:
Ctrl + R: trả lời email
Alt + R: trả lời tất cả trong email hoặc chuyển sang tuần xem lịch làm việc.
Alt + W: email chuyển tiếp hoặc chuyển đổi sang chế độ xem lịch hàng tuần.
Ctrl + M: F9 để gửi / nhận tất cả.
Alt + S: Gửi email.
Ctrl + G: mở “Đến ngày” hộp thoại để nhảy vào bất kỳ ngày trong lịch.
Ngoài ra bạn có thể chuyển đổi giữa mail, lịch, danh bạ, và các mục khác trong cửa sổ chuyển hướng bằng cách nhấn Ctrl + [số vị trí của mục].
